Pengelolaan piutang dalam bisnis membutuhkan pencatatan yang tepat untuk menjaga arus kas dan kelancaran operasional.
Dengan metode pencatatan yang efektif, perusahaan dapat memantau setiap transaksi yang melibatkan piutang, serta memastikan alur pembayaran berjalan lancar.
Setiap bisnis tentu mempunyai kebutuhan berbeda, sehingga penting untuk memilih metode pencatatan yang sesuai dengan karakteristik dan skala usaha.
Berbagai metode pencatatan piutang yang tersedia dapat memberikan fleksibilitas bagi perusahaan dalam mengelola laporan keuangan.
Dari pencatatan periodik hingga pencatatan berbasis transaksi, pemilihan metode yang tepat memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang akurat dan relevan tentang piutang.
Dalam artikel ini, DW Insurance akan membahas beberapa metode pencatatan piutang yang umum digunakan. Lengkap dengan contoh penerapannya!
Pentingnya Pencatatan Piutang Dagang
Pencatatan piutang dagang adalah salah satu aspek yang tidak boleh diabaikan dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
Piutang dagang, yang berasal dari penjualan kredit kepada pelanggan, memerlukan manajemen yang baik agar perusahaan tetap memiliki arus kas sehat dan dapat mengelola operasionalnya dengan efektif.
Berikut ini adalah lima alasan mengapa pencatatan piutang dagang sangat penting untuk keberlangsungan bisnis:
1. Memantau Arus Kas Perusahaan
Pencatatan piutang dagang yang akurat memungkinkan perusahaan untuk memantau arus kas dengan lebih baik.
Dengan mengetahui jumlah piutang yang belum dibayar, perusahaan dapat memperkirakan pemasukan di masa mendatang dan merencanakan pengeluaran sesuai dengan aliran dana yang diharapkan.
Hal tersebut penting untuk memastikan bahwa perusahaan tetap memiliki likuiditas yang cukup untuk operasional sehari-hari.
2. Menghindari Piutang Tak Tertagih
Salah satu risiko dalam penjualan kredit adalah piutang tak tertagih, yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
Pencatatan piutang yang teratur dan sistematis memungkinkan perusahaan untuk memantau jatuh tempo pembayaran dari setiap pelanggan.
Dengan demikian, perusahaan dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan jika ada pelanggan yang terlambat membayar atau berpotensi gagal membayar.
3. Memudahkan Pelaporan Keuangan
Pencatatan piutang dagang yang rapi juga memudahkan dalam penyusunan laporan keuangan, baik itu laporan laba rugi, neraca, maupun laporan arus kas.
Piutang dagang merupakan salah satu aset dalam neraca, dan pencatatan yang baik membantu mencerminkan posisi keuangan perusahaan secara lebih akurat.
Hal ini penting untuk analisis keuangan dan pengambilan keputusan yang berbasis data.
4. Mendukung Pengambilan Keputusan Bisnis
Dengan data piutang yang lengkap dan teratur, perusahaan dapat menganalisis kebiasaan pembayaran pelanggan dan tren penjualan kredit.
Informasi ini dapat digunakan untuk menilai risiko kredit dan menentukan apakah kebijakan penjualan kredit perusahaan perlu disesuaikan.
Misalnya, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk memperketat syarat pembayaran atau memperpanjang tenggat waktu berdasarkan perilaku pembayaran pelanggan sebelumnya.
5. Meningkatkan Hubungan dengan Pelanggan
Pencatatan piutang yang baik juga berkontribusi pada peningkatan hubungan dengan pelanggan.
Dengan sistem pencatatan yang jelas, perusahaan dapat memberikan informasi yang tepat mengenai status pembayaran, mengirimkan pengingat jatuh tempo secara profesional, dan menangani setiap pertanyaan atau perselisihan dengan cepat.
Pelanggan yang merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik akan lebih cenderung untuk tetap loyal dan melakukan transaksi di masa depan.
Metode Pencatatan Piutang Dagang
Dalam mengelola piutang dagang, terdapat beberapa metode pencatatan yang dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa metode tersebut adalah sebagai berikut.
1. Metode Pencatatan Bruto
Metode ini merupakan salah satu cara paling umum, dimana perusahaan mencatat piutang sesuai jumlah penuh faktur penjualan tanpa mempertimbangkan diskon atau potongan yang mungkin diberikan.
Contohnya, jika perusahaan Anda menjual barang senilai Rp100.000.000 secara kredit, maka piutang sebesar jumlah tersebut akan dicatat di pembukuan.
Namun, apabila pelanggan melunasi piutang sebelum jatuh tempo dan mendapatkan diskon, diskon tersebut baru akan dicatat sebagai pengurang setelah pembayaran diterima.
Meski metode ini sederhana, perusahaan harus selalu memantau diskon yang diberikan untuk menghindari kesalahan pencatatan.
2. Metode Pencatatan Neto
Berbeda dengan metode bruto, metode pencatatan neto langsung memperhitungkan diskon yang mungkin diterima oleh pelanggan sejak awal pencatatan.
Misalnya, jika perusahaan memberikan diskon 2% untuk pembayaran dalam 10 hari, maka piutang yang dicatat adalah nilai penjualan setelah diskon.
Sebagai contoh, untuk penjualan kredit sebesar Rp100.000.000 dengan diskon 2%, piutang yang dicatat hanya sebesar Rp98.000.000. Jika pelanggan tidak memanfaatkan diskon tersebut, maka kelebihan pembayaran akan dicatat sebagai pendapatan lain di akhir periode.
Metode ini lebih realistis dan dapat memberikan gambaran lebih jelas tentang jumlah piutang yang sebenarnya harus ditagih, namun juga lebih kompleks karena melibatkan perhitungan diskon sejak awal.
3. Metode Cadangan Piutang Tak Tertagih
Piutang tak tertagih adalah risiko yang harus diantisipasi setiap perusahaan. Dalam metode cadangan piutang tak tertagih, perusahaan menyisihkan sebagian dari piutang sebagai cadangan untuk mengantisipasi pembayaran yang gagal.
Cadangan ini dihitung berdasarkan persentase dari total penjualan kredit atau berdasarkan pengalaman historis perusahaan tentang tingkat gagal bayar.
Sebagai contoh, jika dari penjualan kredit sebesar Rp500.000.000, perusahaan memperkirakan 5% mungkin tidak akan tertagih, maka cadangan sebesar Rp25.000.000 akan disisihkan dalam laporan keuangan.
Metode ini membantu perusahaan menjaga keuangan tetap sehat dan siap menghadapi risiko gagal bayar dari pelanggan.
4. Metode Penghapusan Langsung
Metode pencatatan piutang dagang lainnya adalah metode penghapusan langsung. Dalam metode ini, piutang baru akan dihapus dari catatan keuangan jika perusahaan sudah benar-benar yakin bahwa piutang tersebut tidak bisa ditagih lagi. Piutang yang tidak bisa ditagih ini kemudian akan dicatat sebagai kerugian dalam laporan keuangan.
Contohnya, jika perusahaan mengetahui bahwa salah satu pelanggan telah bangkrut dan tidak mampu membayar hutangnya sebesar Rp10.000.000, maka jumlah ini akan dihapus dan dicatat sebagai kerugian piutang.
Meskipun metode ini cukup sederhana, kekurangannya adalah perusahaan tidak mempersiapkan cadangan sebelumnya untuk menghadapi gagal bayar, sehingga bisa mengganggu arus kas saat piutang yang besar harus dihapuskan.
Mengelola Piutang dengan Baik adalah Kunci Kesuksesan Bisnis
Metode pencatatan piutang dagang yang tepat sangat penting untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Baik metode bruto, neto, cadangan piutang tak tertagih, maupun penghapusan langsung, semuanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Namun, apapun metode yang Anda pilih, pastikan untuk selalu memantau piutang secara rutin agar tidak mengganggu arus kas bisnis Anda.
Jika Anda ingin melindungi piutang dagang Anda dari risiko gagal bayar, DW Insurance menawarkan solusi asuransi piutang dagang yang bisa melindungi perusahaan Anda dari risiko yang tidak terduga.
Hubungi DW Insurance sekarang untuk konsultasi gratis dan dapatkan perlindungan piutang dagang yang maksimal!